会计账簿的更换通常在新会计年度建账时进行。一般来说，总账、日记账和多数明细账应每年更换一次，在年度终了时更换新账簿，并将各账户的余额结转到新的年度，即在新年度的会计账簿中的第 一行余额栏内填上上一年结转的余额，并注明方向，同时在摘要栏内注明“上年结转”字样。
会计账簿的保管：各种账簿与会计凭证、会计报表一样，必须按照国家统一会计制度的规定妥善保管。做到既安全完整，又在需要时方便查找。保管期满后，还要按照规定的审批程序经批准后才能销毁。年度终了，各 种账户在结转下年，建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一管理。被更换下来的旧账是会计档案的重要组成部分，必须科学、妥善地加以保管。会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年。 期满之后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。